Das UBeCO-Modul hilft Ihnen bei der Umsetzung der DSGVO, ISO-Zertifizierung, oder der Überwachung unternehmensspezifischer Prozesse. Ganz individuell kann das DGSVO-Tool auf das jeweilige Unternehmen eingestellt werden. Zunächst werden alle Verfahren in einem Unternehmen erfasst und zugeordnet. Verfahren oder Prozesse werden nur einmal erfasst, sofern diese für die ISO-Zertifizierung und für die DSGVO gleichermaßen relevant sind z.B. Datensicherungsverfahren.
Stammdaten für das DSGVO-Modul
Firmeninfo
Hinterlegung der firmenspezifischen Daten, wie Anschrift, Logo und Formularverwaltung.
Aktionsvarianten
Erfassung aller möglichen Aktionen und Bereichszuordnung.
Dies können auch interne Prozesse sein, z.B. Preisfindung
für den Verkauf oder Löschung für die DSGVO.
Kontakte
Kunden, Lieferanten, Dienstleister und verantwortliche Mitarbeiter.
Rechtsgrundlagen
Zutreffende Gesetze (Artikel, Absatz, Begriff und Beschreibung).
Einem Verfahren kann somit die Gesetzesgrundlage zugeordnet werden.
Ändert sich z.B. das Gesetz, können im Nachgang alle dazugehörigen
Verfahren ermittelt und überprüft werden.
Risiko
Welche Risiken bestehen für das Unternehmen. Diese werden dann
mit einer Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungsgrad)
in den einzelnen Verfahren beschrieben und überwacht.
Vertragsvarianten
Zum Standardauftragsverarbeitungsvertrag können Varianten eingesetzt
werden. So ist es dann möglich zu einem geprüften Vertrag entsprechende geprüfte Varianten einzubinden. Der Autragsverarbeitungsvertrag wird dann vom System erstellt und kann überwacht werden.
Verfahren
Erfassung unternehmerischer Verfahren in den einzelnen Organisationen.
Verfahren
Erfassung der einzelnen Verfahren im Unternehmen und Zuordnung für die einzelnen Bereiche (ISO, Intern, DSGVO).
Je nach Verfahren werden diesen entsprechende Aktionen zugeordnet und das Verfahren beschrieben. Aus dem Verfahren kann bei Bedarf ein Auftragsdatenvertrag mit den hier eingetragenen Werten erstellt und überwacht werden. Mit der Risikoerfassung zur späteren Auswertung und Überwachung, sowie der Bereich Aktionsbeschreibung und Kontrolle wird dieses Modul zur Steuerung des Unternehmens eine enorme Unterstützung bieten.
Auftragsverarbeitung
Der hinterlegte Mustervertrag wird durch individuelle Vertragsbereiche ergänzt. Betroffene Daten werden aus der Beschreibung des Verfahrens mit einbezogen. Zusatzvereinbarungen werden erfasst und sind dann Bestandteil eines Vertrages. Über den Aktionsteil werden Termine für die Überprüfung festgelegt und dienen zugleich als Historie. Zu jedem Vorgang können Dokumente hinterlegt werden.
Über den Auditbereich werden offene Verfahren angezeigt und von hier aus direkt bearbeitet.
