APplus 6.4

Wissenmanagement

Bestandteile des ERP-Moduls Wissensmanagement:

  • Dokumentenverwaltung
  • Revisionssichere Archivierung
  • Recherche und Direktzugriff

Integrierte Dokumentenverwaltung

Die integrierte APplus-Dokumentenverwaltung ermöglicht zu jedem Auftrag, Projekt oder Kunden - neben den konkreten, in der Datenbank verwalteten Auftragsdaten – die Zuordnung und Beauskunftung des gesamten Schriftverkehrs, von Anforderungsprofilen, Zeichnungen, E-Mails, Projektplänen im Kontext entsprechender Geschäftsvorfälle. Eingehende Dokumente werden einem Kunden, einem Projekt oder einem Auftrag zugeordnet und gespeichert. Im eigenen Unternehmen erzeugte Dokumente automatisch indiziert.

Revisionssichere Archivierung

Die Integration der Dokumentenverwaltung wurde so konzipiert, dass Ihre Dokumente wahlweise auch in revisionssicheren Archivierungssystemen abgelegt werden können. Dadurch werden die gesetzlichen Bestimmungen der Aufbewahrungspflicht erfüllt, und es kann somit auf die zusätzliche Papierablage verzichtet werden. Eine Ablage aller steuerlich relevanten Belege erfüllt damit gleichzeitig die entsprechenden Vorschriften der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD).

Recherche und Direktzugriff

Alle abgelegten Dokumente werden anhand der Verschlagwortung im Ablagesystem automatisch im Kontext der jeweiligen Stamm- (z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel usw.) oder Bewegungsdaten (Vertriebsaktivitäten, Angebote, Aufträge, Bestellungen usw.) aufgelistet und können mit Hilfe eines einzigen Klicks auf den dargestellten Link im Original angezeigt werden. Darüber hinaus stehen komfortable Suchfunktionen zur Verfügung, wodurch u.a. jederzeit eine vollständige Kundenhistorie oder lückenlose Auftragsverfolgung darstellbar wird.

Extranet

Eine häufig genutzte Variante ist die Nutzung der Intranet-Technologie für ein Extranet. Ein Extranet kann ein Portal für mobile Mitarbeiter oder verteilte Standorte eines Unternehmens sein. Die Asseco nutzt das Extranet beispielsweise in Form eines Dienstleistungsmarktplatzes, in dem Mitarbeiter und Vertriebspartner Anfragen für Projektdienstleistungen hinterlegen, die dann je nach Qualifkationsprofil an die entsprechenden Experten weitervermittelt werden.

Darüber hinaus ist es möglich, Kunden und Interessenten im Rahmen eines Shop-Systems weiterführende Informationen zu Produkten oder Unternehmen anzubieten. Aber auch Service-Portale lassen sich mit APplus einfach einrichten. Hier werden Anfragen, Ersatzteilkataloge usw. direkt mit Anleitungen, Wissensdatenbanken (FAQs) oder allgemeinen Produktinformationen nahtlos zusammengeführt. Dies kann so weit gehen, dass ein individueller Kunde Zugriff nur auf die Historie der bei ihm installierten Anlagen und die hiermit verbundenen Informationen erhält (Personalisierung).

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